Im Rahmen der Steuerreform 2015/16 wurden folgende gesetzliche Änderungen beim Kassieren von Bareinnahmen beschlossen:

• Einführung der Registrierkassenpflicht
• Änderungen bei der Belegausstellung
• Änderungen bei der Einzelaufzeichnung

Was versteht man unter Registrierkassenpflicht?

Unter der Registrierkassenpflicht versteht man die Verpflichtung, alle Bareinnahmen zum Zweck der Losungsermittlung mit elektronischer Registrierkasse, Kassensystem oder sonstigem elektronischem Aufzeichnungssystem einzeln zu erfassen. Als Registrierkasse können auch serverbasierte Aufzeichnungssysteme, Waagen und Taxameter mit Kassenfunktion dienen. Nicht mehr zulässig sind also Strichlisten, Standlisten und Rechenmaschinen mit Tippstreifen.

Für wen gilt die Registrierkassenpflicht?

Sie gilt für Unternehmer, die betriebliche Einkünfte erzielen – ab einem NETTO-Jahresumsatz von € 15.000,– je Betrieb, sofern die Barumsätze € 7.500,– im Jahr überschreiten!

Achtung: Der Begriff „Barumsätze“ umfasst nicht nur alle Umsätze, bei denen die Gegenleistung nach dem landläufigen Verständnis mit physischem Bargeld erfolgt. Zu den Barumsätzen zählen auch jene Umsätze, wo die Bezahlung mit Bankomat- und Kreditkarten, Barschecks, Gutscheinen, Bons und Geschenkmünzen erfolgt. Nicht darunter fallen Zahlungen, die per Erlagschein oder e-Banking getätigt werden. Die Registrierkassenpflicht ist zum Beispiel anzuwenden bei Ärzten, Psychotherapeuten, Physiotherapeuten, Handwerkern, in der Gastronomie, im Lebensmittel- und Buchhandel, bei Notaren etc.; auch der Steuerberater ist betroffen.

Ab wann gilt die Registrierkassenpflicht?

Die Einführung erfolgt in zwei Stufen:
Ab 1.1. 2016 muss der Unternehmer eine Registrierkasse bzw. ein elektronisches Aufzeichnungssystem führen, seine Bareinnahmen mit diesem erfassen und Belege ausstellen.
Ab 1.1. 2017 muss die Registrierkasse mit einer technischen Sicherheitseinrichtung (Manipulationsschutz) versehen sein (in unseren Kanzleien als „Kryptograph“ bezeichnet).

Mein Betrieb überschreitet 2015 die Umsatzgrenzen, ab wann brauche ich eine Registrierkasse?

Die Verpflichtung zur Verwendung einer Registrierkasse beginnt im 4. Monat nach Überschreiten der Umsatzgrenzen (= Gesamtumsatz € 15.000,– UND Barumsatz € 7.500,–), jedoch frühestens ab 1.1. 2016.

Ab wann fällt die Registrierkassenpflicht weg, wenn die Umsatzgrenzen unterschritten werden?

Die Verpflichtung zur Verwendung einer Registrierkasse erlischt, wenn die Umsatzgrenzen in einem Jahr nicht überschritten werden und absehbar ist, dass die Grenzen auch künftig nicht wieder überschritten werden. Die Verpflichtung erlischt ab dem Beginn des Folgejahres.

Was passiert, wenn ich keine Registrierkasse nutze?

Wird ab 1.1. 2016 keine Registrierkasse genutzt, so droht grundsätzlich eine Finanzstrafe bis zu € 5.000,–. Zwischenzeitlich hat der Finanzminister nach dem Motto „Beraten statt strafen“ in Aussicht gestellt, dass im 1. Halbjahr 2016 keine finanzstrafrechtlichen Verfolgungen gesetzt werden. 

VORSICHT: Davon unberührt bleibt jedoch, dass das Fehlen einer ordnungsmäßigen Registrierkasse zur Schätzungsbefugnis durch die Finanzverwaltung führen kann.

Wer kontrolliert, ob die Kassen den neuen Standards entsprechen?

Die Finanzverwaltung wird verstärkt Überprüfungsmaßnahmen setzen, und zwar in Form von verdeckten Erhebungen, Kassennachschauen durch die Finanzpolizei und in Form von Betriebsprüfungen.

TIPP: Setzen Sie sich gezielt mit Ihrer eigenen Registrierkasse auseinander und stellen Sie sich folgende Fragen:

• Wie funktioniert die Datenerfassung in meinem Betrieb?
• Wer darf Daten in die Registrierkasse eintippen?
• Wie werden Fehler-/Storno-/Trainingsbuchungen vorgenommen?
• Wie erfolgt der Kassenabschluss?
• Liegen Handbuch und Betriebsanleitung der Kasse bereit?
• Wird Manipulationsschutz durch Hersteller bestätigt? (E 131 Beschreibung, Datenerfassungsprotokoll, technische Sicherheitseinrichtung)

Die Beantwortung dieser grundsätzlichen Fragen sollten Sie in Form einer Beschreibung im Betrieb aufliegen haben.

Ausnahmen von der Registrierkassenpflicht
Die Details sind in der Barumsatzverordnung 2015 näher geregelt. Die vorgesehenen Erleichterungen betreffen:

• Umsätze im Freien („Kalte Hände“-Regelung): bis € 30.000,– Jahresumsatz auf öffentlichen Straßen oder Plätzen ohne Verbindung mit fest umschlossenen Räumlichkeiten 
• Beispiele: offene Verkaufsfahrzeuge, freistehende Verkaufstische, offene Verkaufsbuden (Maronibrater, Christbaum-verkäufer etc.)
• Bestimmte Umsätze von wirtschaftlichen Geschäftsbetrieben begünstigter Körperschaften (kleine Vereinsfeste, Sportveranstaltungen)
• Automaten bis zu einem Einzelumsatz von € 20,– (Zigaretten-, Tischfußballautomat) 
• Onlineshop; Betriebe hinsichtlich ihrer Umsätze, bei denen keine Gegenleistung durch Bargeld unmittelbar an den Leistungsempfänger erfolgt
• Für obige Ausnahmen gilt weder eine Registrierkassen- noch eine Belegerteilungspflicht.

Erleichterungen bei der zeitl. Erfassung der Barumsätze

• Mobile Gruppen (Leistungen außerhalb der Betriebsstätte): Unternehmer, die ihre Leistungen außerhalb des Betriebs beim Kunden erbringen und grundsätzlich zur Führung einer Registrierkasse verpflichtet sind, müssen nicht ständig eine Registrierkasse mitführen. Stattdessen können sie bei Leistungserbringung einen Beleg ausstellen und die Belegdurchschrift bei Rückkehr an die Betriebsstätte ohne unnötigen Aufschub nachträglich erfassen.
  Beispiele: (Tier-)Arzt, Friseur, Masseur, „Gaifahrer“, Reiseleiter etc.
• Grundsätzlich gilt die Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht, die Erleichterung bezieht sich nur auf die zeitliche Erfassung der Barumsätze.

Steuerliche Begünstigungen für ein Registrierkassensystem

Für die Anschaffung oder Umrüstung kann eine Prämie von € 200,– je Erfassungseinheit mit der jährlichen Steuererklärung beantragt werden (frühestens mit der Steuererklärung 2015). Darüber hinaus ist die Investition im Jahr der Anschaffung voll abschreibbar.

Belegerteilungsverpflichtung

Der Unternehmer hat dem Kunden über jede erhaltene Barzahlung einen Beleg auszustellen. Der Kunde hat den Beleg entgegenzunehmen und bis außerhalb der Geschäftsräumlichkeiten mitzunehmen. Diese Verpflichtung besteht ab 1.1. 2016 unabhängig vom Jahresumsatz und vom Betrag der Barzahlung (Ausnahmen siehe oben Barumsatzverordnung). Bei Nichtausfolgung eines Belegs ist für den Unternehmer eine Finanzstrafe bis zu € 5.000,– vorgesehen. Für den Kunden gibt es keine finanzstrafrechtlichen Konsequenzen. 

Notwendiger Inhalt eines Beleges ab 1.1.2016:

• Name des leistenden Unternehmers
• Fortlaufende Nummer
• Datum der Belegausstellung
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware oder der Dienstleistung
• Betrag

Zusätzlich ab 1.1.2017

• Kassenidentifikationsnummer
• Datum und Uhrzeit der Belegausstellung
• Betrag der Barzahlung nach Steuersätzen getrennt
• Inhalt des maschinenlesbaren Codes (QR-Code etc.)