Um Probleme bei einer etwaigen Betriebsprüfung zu vermeiden, ist es in der Baubranche unbedingt erforderlich, strenge Sorgfaltspflichten, die über die üblichen Pflichten eines Unternehmers hinausgehen, einzuhalten. Es reicht bei Auftragsvergabe an Subunternehmer nicht aus, die Gewerbeberechtigung zu überprüfen, einen Firmenbuchauszug, Ausweiskopien der Geschäftsführer und UID-Nummer-Überprüfungen zu machen.

Zusätzlich zu diesen – im Geschäftsverkehr verpflichtenden - Maßnahmen sind in der Baubranche weitere Kontrollmaßnahmen erforderlich:

• Werkvertrag mit Lichtbildausweis des/der Zeichnungsberechtigten
   
• Überprüfung der Liste der Scheinunternehmen:
  https://service.bmf.gv.at/service/allg/lsu/
   
• Überprüfung der Anmeldung der Mitarbeiter zeitnah zur Ausführung der Bautätigkeit
   
• Rechnungsprüfung anhand sonstiger Dokumente (z.B. Bautagesberichte, Baustellenfotos, Pläne usw.)
   
• Abfrage der HFU-Liste (Auftraggeberhaftung) vor Bezahlung der Rechnungen. Wenn kein Eintrag vorliegt, Einbehalt von 25% der Summe und Abfuhr an das Dienstleistungszentrum der Sozialversicherung (Achtung, andernfalls Haftung für Lohnabgaben des Subunternehmers)
  www.wtgd.at/hfu

Immer wieder kommt es vor, dass Subunternehmer rückwirkend als Scheinunternehmer eingestuft werden und dann werden – wenn nicht alle Sorgfaltspfl ichten eingehalten wurden – die Auftraggeber zur Kasse gebeten. Die Nichtanerkennung von Betriebsausgaben und Vorsteuern kann zu sehr hohen Steuernachzahlungen führen.